Как мы объединили весь учебный процесс в одной системе

Главная проблема прежней системы заключалась не только во внешнем виде. Она была перегружена ненужными возможностями и плохо адаптировалась к реальным процессам заказчика. Любая новая функция превращалась в отдельный дорогостоящий проект с длительными сроками реализации.

Мы убрали всё лишнее и построили систему вокруг конкретных ролей. Студент видит только свою учебную информацию, преподаватель — свои дисциплины и группы, а администрация получает полный набор инструментов для управления процессом.

Собственная архитектура позволяет развивать продукт без ограничений готового решения. Если заказчику требуется новый сценарий, его можно спроектировать и встроить в существующую систему.

Мы полностью взяли на себя создание продукта:

• спроектировали бизнес-процессы и связи между данными;
• разработали архитектуру системы;
• создали UX/UI-дизайн личных кабинетов;
• реализовали административную панель;
• внедрили продукт в работу;
• продолжаем обеспечивать поддержку и развитие.

Первая рабочая версия была запущена за шесть месяцев. После запуска система перешла в режим постоянного развития: новые функции появляются по запросам заказчика и проверяются в реальной работе университета.

Внутри системы связаны студенты, преподаватели, группы, программы, дисциплины, семестры, занятия и документы.

Администратор формирует семестр, создаёт программы и группы, добавляет студентов и преподавателей, назначает дисциплины и составляет расписание. Изменения автоматически отражаются во всех связанных разделах — без повторного ввода одних и тех же данных.

Такая модель превращает набор отдельных инструментов в единую рабочую среду, где каждый участник учебного процесса получает актуальную информацию.

Администратор может составлять расписание для разных программ, групп и преподавателей. Система проверяет занятость участников и аудиторий ещё до публикации занятий.

Она помогает обнаружить ситуации, когда преподаватель назначен на два занятия одновременно или одна аудитория занята несколькими группами. Ошибка становится видна на этапе планирования, а не после того, как расписание уже отправлено студентам.

Готовое расписание сразу появляется в личных кабинетах преподавателей и студентов.

В прежней системе у студентов не было личного кабинета. Мы создали его с нуля и собрали в одном интерфейсе персональное расписание, дисциплины, посещаемость, оценки и учебную информацию.

Расписание на весь семестр можно одной кнопкой добавить в iCalendar. Если администратор переносит занятие или меняет аудиторию, событие автоматически обновляется в календаре. Одновременно студент и преподаватель получают уведомление по электронной почте.

Интерфейс адаптирован для компьютеров, планшетов и смартфонов. Следующий этап развития продукта — нативное приложение для iPhone.

Преподаватель выбирает семестр, дисциплину и группу, после чего отмечает посещаемость непосредственно в электронной ведомости. Система рассчитывает процент по каждому студенту и группе в целом.

В отдельном разделе ведётся успеваемость. Итоговый результат может учитывать посещаемость, самостоятельную работу, активность, промежуточные рейтинги и другие параметры конкретной дисциплины.

Вместо разрозненных таблиц преподаватель получает единый рабочий инструмент, связанный с актуальным расписанием и составом групп.

Административная панель собирает статистику по студентам, преподавателям, группам, дисциплинам и программам. Сотрудники могут анализировать посещаемость, успеваемость и преподавательскую нагрузку, переключаясь между нужными срезами данных.

Система не только показывает отчёты, но и помогает реагировать на отклонения. Если студент начинает регулярно пропускать занятия или посещаемость группы становится критически низкой, администратор получает уведомление по электронной почте.

Так администрация видит не отдельные ведомости, а целостную картину учебного процесса.

В карточке студента хранится вся информация, необходимая для учёбы и административного сопровождения:

• личные и контактные данные;
• контакты в России и за рубежом;
• программа, год поступления и учебные группы;
• сведения о родителях и представителях;
• информация об оплатах;
• паспорт и вид на жительство;
• страховка и договор на обучение;
• дополнительные сканы и документы.

Вместо файлов, таблиц и разрозненных папок сотрудники получают единую структурированную базу, связанную с учебной историей каждого студента.

Карточки студентов содержат чувствительные персональные данные, поэтому доступ к ним имеют только администраторы. Вход в административный кабинет дополнительно защищён двухфакторной аутентификацией.

Студенты и преподаватели работают в отдельных кабинетах и видят только те данные и функции, которые относятся к их роли. Документы студентов не отображаются в учебных или публичных разделах системы.

Интерфейс работает на русском и английском языках. Тексты вынесены в языковые файлы, поэтому в дальнейшем систему можно локализовать и для других аудиторий.

Архитектура рассчитана на рост до десятков тысяч студентов и тысяч преподавателей. При увеличении нагрузки меняется мощность инфраструктуры, но пользовательская логика и основные процессы сохраняются.

Система уже подходит как основа для отдельного образовательного продукта. При внедрении в другом вузе можно сохранить интерфейс и архитектуру, адаптировав отдельные процессы и функции под требования конкретной организации.

МГИМО получил не отдельный сервис составления расписания, а единую платформу управления учебным процессом международных программ.

В ней объединены личные кабинеты студентов и преподавателей, расписание, электронный журнал, рейтинги, отчёты, уведомления и цифровая картотека. Заказчик больше не ограничен возможностями готового продукта и может развивать систему в соответствии со своими задачами.

После запуска проект развивается уже полтора года. Функциональная часть системы сформирована и проверена в реальной работе. Следующие этапы — полный визуальный редизайн интерфейсов, разработка приложения для iPhone и подготовка продукта к возможному тиражированию для других вузов.

Мы проектируем и разрабатываем цифровые системы под ключ: изучаем рабочие процессы, создаём архитектуру, продумываем роли и сценарии, разрабатываем интерфейсы, внедряем продукт и продолжаем развивать его после запуска.

Если готовые решения ограничивают ваш бизнес или требуют постоянных компромиссов, мы можем создать собственную платформу, рассчитанную на ваши процессы и дальнейший рост.

Заполните форму обратной связи и мы свяжемся с вами в течение ближайшего рабочего дня.